Der Sprung ins digitale Zeitalter ist für Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften essentiell und nicht länger aufzuhalten. Ein wichtiger Bestandteil für eine digitale Steuerkanzlei ist dabei die richtige Steuerberater-Software. 

Die Wahl der richtigen Software ist für Steuerberater* eine zentrale Entscheidung, die Ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtern kann. Die Digitalisierung bietet eine Vielzahl von Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse von Steuerkanzleien zugeschnitten sind. In diesem Ratgeber erfahren Sie, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten und welche Vorteile moderne Programme bieten.

Warum ist die richtige Software so wichtig?

Die richtige Software ist für Steuerberater essenziell, um effizient, fehlerfrei und mandantenorientiert zu arbeiten. Sie automatisiert zeitintensive Aufgaben wie Buchhaltung, Steuererklärungen oder Dokumentenmanagement und sorgt so für erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Zudem reduziert sie das Risiko von Fehlern, indem sie gesetzliche Vorgaben automatisch berücksichtigt. 

Eine moderne Softwarelösung ermöglicht es Ihnen, sich auf die individuelle Beratung Ihrer Mandanten zu konzentrieren und gleichzeitig mit den steigenden Anforderungen der Digitalisierung Schritt zu halten. Gleichzeitig bleiben Sie durch den Einsatz von digitalen Lösungen auch wettbewerbsfähig und ziehen Nachwuchstalente an – eine Steuerberater-Software ist daher nicht nur praktisch, sondern auch ein Recruiting-Argument. 

Arten von Software für Steuerberater

Je nach Ihrem Bedarf und dem Schwerpunkt Ihrer Kanzlei gibt es unterschiedliche Softwaretypen, die Sie nutzen können:

1. Buchhaltungssoftware: Diese Programme bilden die Grundlage für viele Steuerkanzleien. Sie helfen Ihnen, Einnahmen und Ausgaben Ihrer Mandanten zu erfassen, Abschlüsse vorzubereiten und Steuermeldungen zu erstellen. Zu den bekanntesten Anbietern zählen DATEV, Lexware und SevDesk.
2. Steuererklärungssoftware: Von der Einkommensteuer bis hin zur Körperschaftsteuer – spezialisierte Softwarelösungen wie Smartsteuer oder SteuerSparErklärung machen die Erstellung von Steuererklärungen schneller und sicherer.
3. Kanzleimanagement-Software: Tools wie ADDISON oder Agenda helfen Ihnen dabei, Ihre internen Abläufe zu organisieren. Dazu gehören Aufgabenverwaltung, Mandantenkommunikation und Dokumentenmanagement.
4. Zeiterfassung und Abrechnung: Um Ihre Dienstleistungen korrekt abzurechnen, sind Tools wie Clockodo oder TimeTac ideal. Sie erfassen Ihre Arbeitszeit und generieren automatisch Rechnungen.
5. Kommunikations- und Kollaborationstools: Plattformen wie Microsoft Teams oder Zoom haben während der Pandemie gezeigt, wie wichtig digitale Kommunikation geworden ist. Diese Tools erleichtern Meetings mit Mandanten und Kollegen, auch wenn Sie nicht im Büro sind.

Brauche ich für alles eine Software?

Nicht jede Aufgabe in der Steuerberatung erfordert eine eigene Software, aber viele Prozesse lassen sich durch digitale Tools erheblich vereinfachen. Besonders bei wiederkehrenden, zeitintensiven Aufgaben wie Buchhaltung, Steuererklärungen oder Mandantenverwaltung zahlt sich der Einsatz spezialisierter Software aus. 

Kleinere Kanzleien kommen mit einer All-in-One-Lösung oft gut zurecht, während größere Kanzleien häufig auf mehrere spezialisierte Programme setzen. Letztlich hängt der Bedarf von den Anforderungen Ihrer Kanzlei und Ihren Mandanten ab. Investieren Sie in Software, die echten Mehrwert bringt, statt alle Prozesse zu digitalisieren, nur weil es möglich ist. Ein ausgewogener Ansatz spart Kosten und Ressourcen.

Kriterien für die Auswahl der passenden Software

Wenn Sie eine Software für Ihre Kanzlei auswählen, sollten Sie diese Faktoren berücksichtigen:

• Benutzerfreundlichkeit: Ihre Mitarbeiter sollten die Software ohne lange Einarbeitung nutzen können.
• Funktionen: Überlegen Sie, welche Funktionen Sie wirklich benötigen – von Buchhaltung bis hin zu Workflow-Management.
• Datenschutz: Achten Sie darauf, dass die Software die Anforderungen der DSGVO erfüllt. Besonders bei sensiblen Mandantendaten ist Sicherheit oberstes Gebot.
• Skalierbarkeit: Wächst Ihre Kanzlei? Die Software sollte mit Ihnen wachsen können.
• Kosten: Rechnen Sie nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch laufende Gebühren und mögliche Zusatzkosten ein.

Welche Software die richtige für Sie als Kanzlei ist, hängt daher von verschiedenen Kriterien ab. Am besten schauen Sie sich einige Software-Optionen einmal genauer an und prüfen, ob diese zu Ihren Bedürfnissen passt. Viele Hersteller bieten Demo-Versionen oder Testphasen an, mit denen Sie die richtige Software finden können. 

Cloud v.s. On-Premise: Was passt besser zu Ihrer Kanzlei?

Die Wahl zwischen Cloud- und On-Premise-Lösungen ist eine wichtige Entscheidung für Ihre Kanzlei.

Cloud-Software bedeutet, dass die Anwendung und Ihre Daten auf den Servern des Anbieters gespeichert werden und über das Internet zugänglich sind. Sie ermöglicht einen flexiblen Zugriff von überall, regelmäßige Updates und geringere Anfangsinvestitionen, da keine eigene IT-Infrastruktur nötig ist.

Vorteile der Cloud:

• Flexibler Zugriff von überall
• Automatische Updates
• Geringere Anschaffungskosten

Eine On-Premise-Software hingegen wird auf den eigenen Servern innerhalb der Kanzlei installiert und verwaltet. Diese Lösung bietet mehr Kontrolle über Ihre Daten und Unabhängigkeit vom Internet, erfordert jedoch eine höhere Anfangsinvestition und regelmäßige Wartung der IT-Infrastruktur.

Vorteile von On-Premise:

• Mehr Kontrolle über Ihre Daten
• Keine Abhängigkeit vom Internet
• Einmalige Kosten statt Abonnements

Für kleine und mittelgroße Kanzleien bietet die Cloud oft mehr Flexibilität und niedrigere Betriebskosten. Größere Kanzleien, die besonders hohe Datenschutzanforderungen haben, könnten sich hingegen für eine On-Premise-Lösung entscheiden, da sie die vollständige Kontrolle über ihre Systeme und Daten behalten möchten.

Aktuelle Trends in der Softwareentwicklung für Steuerberater

Die Softwareentwicklung für Steuerberater befindet sich in ständigem Wandel, wobei vor allem die Digitalisierung und Automatisierung eine zentrale Rolle spielen. Ein wichtiger Trend ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI), die zunehmend in Softwarelösungen integriert wird. KI kann bei der Belegerkennung, der Analyse von Steuerdaten und der Prognose von Steuerrisiken unterstützen, was zu einer deutlichen Effizienzsteigerung führt.

Ein weiterer Trend sind Mandantenportale, die es Steuerberatern ermöglichen, sicher und einfach mit ihren Mandanten zu kommunizieren. Diese Portale bieten eine Plattform für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, die Übermittlung von Steuerunterlagen und den direkten Austausch von Nachrichten. Sie fördern die Transparenz und verbessern die Zusammenarbeit.

Zudem gewinnt die mobile Nutzung immer mehr an Bedeutung. Steuerberater möchten auch unterwegs produktiv bleiben und benötigen daher Softwarelösungen, die auf Smartphones und Tablets zugänglich sind. Diese Flexibilität erleichtert den Arbeitsalltag und steigert die Effizienz.

Cloud-basierte Lösungen sind ebenfalls weiterhin auf dem Vormarsch, da sie den Vorteil flexiblen Zugriffs und einfacher Skalierbarkeit bieten. Sie ermöglichen eine schnelle Anpassung an neue Anforderungen und erleichtern die Zusammenarbeit in der Kanzlei.

Fazit

Die richtige Software ist nicht nur ein Werkzeug, sondern eine Investition in die Zukunft Ihrer Kanzlei. Sie unterstützt Sie dabei, effizienter zu arbeiten, Mandanten zufriedenzustellen und den steigenden Anforderungen der Branche gerecht zu werden.

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Bedürfnisse genau zu analysieren und verschiedene Anbieter zu vergleichen. So finden Sie die Lösung, die perfekt zu Ihrer Kanzlei passt.