KI im Steuerwesen (Teil 5/6): Real-Time Data Analytics

Steuerliche Daten fallen heute in Echtzeit an. Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. In unseren Gesprächen mit Kanzleien und bei den Besuchen der diversen steuerlichen Messen wie TAXarena oder StB EXPO zeigt sich: Viele haben den Empfang technisch gelöst – aber die Frage, was sich mit den strukturierten Daten anfangen lässt, bleibt offen. Spätestens ab 2028 gilt die Versandpflicht. Gleichzeitig hat das DAC7-Umsetzungsgesetz die Betriebsprüfung digitalisiert: Finanzämter können Daten künftig in maschinell auswertbaren Formaten anfordern und über standardisierte Schnittstellen zugreifen.

Für Steuerberater stellt sich damit nicht mehr die Frage, ob Echtzeit-Datenanalyse relevant wird – sondern wie sie sich konkret in den Kanzleialltag integrieren lässt. Dieser Beitrag zeigt zuerst die Werkzeuge und Anwendungsfälle für die Kanzleipraxis, bevor er den Blick auf die Enterprise-Welt weitet – als Hintergrundwissen für die Mandantenberatung.

Perspektive 1: Kanzleipraxis – Was Steuerberater jetzt tun können

E-Rechnung als Grundlage für Echtzeitanalysen

Die E-Rechnungspflicht ist mehr als eine Formatumstellung. Sie liefert erstmals strukturierte, maschinenlesbare Daten in standardisierter Form (XRechnung, ZUGFeRD 2.x nach EN 16931). Diese Daten lassen sich automatisiert auswerten – ein Paradigmenwechsel gegenüber dem bisherigen PDF- und Papier-Workflow.

Konkret bedeutet das: Eingangsrechnungen enthalten künftig alle umsatzsteuerrelevanten Informationen als XML-Datensatz. Buchungssoftware kann Steuersätze, USt-IDs, Leistungszeiträume und Rechnungsbeträge automatisch gegen Stammdaten prüfen – nicht erst bei der Jahresabschlussarbeit, sondern beim Belegeingang.

Zumindest in der Theorie. In der Praxis liefern viele Mandanten noch Hybrid-Rechnungen – ein PDF mit angehängtem XML, bei dem die Felder unterschiedliche Werte enthalten. Oder handgeschriebene Zettel. Die automatische Validierung scheitert dann am ersten Beleg.

Zeitplan E-Rechnungspflicht (Wachstumschancengesetz)

• Seit 01.01.2025: Empfangspflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich
• Bis 31.12.2026: Papierrechnungen und PDF dürfen noch versendet werden
• Ab 01.01.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz
• Ab 01.01.2028: Vollständige E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze
• Ausnahmen: Kleinbeträge (unter 250 € brutto), Kleinunternehmer (nur Versandbefreiung), Fahrausweise

Für Kanzleien eröffnet das eine neue Beratungsleistung: die systematische Prüfung der E-Rechnungsfähigkeit von Mandanten – von der Empfangsinfrastruktur über die Validierung bis zur GoBD-konformen Archivierung.

DATEV Datenprüfung: KI-gestützte Anomalieerkennung

DATEV bietet für Steuerberater die "Digitale Datenanalyse mit KI-Unterstützung" an – ein Analysewerkzeug, das gezielt auf die laufende Buchführungsprüfung ausgerichtet ist. "DATEV Datenprüfung" bezeichnet die separate Lösung für Wirtschaftsprüfer im Rahmen der Jahresabschlussprüfung. Die Lösung bietet vorgefertigte Prüfungsschritte und setzt seit 2024 zusätzlich auf KI-gestützte Anomalieerkennung.

Der Funktionsumfang klingt überzeugend. Offen bleibt, ab welcher Mandantenzahl sich der Aufwand für die Einrichtung amortisiert – DATEV selbst nennt hier keine Schwellenwerte.

Was die Lösung konkret prüft:

• Umsatzerlöse und Aufwendungen: KI-Algorithmen erkennen Auffälligkeiten in Buchungsmustern, etwa ungewöhnliche Gegenkontenbewegungen oder verspätete Erlösbuchungen.
• Kassendaten: Analyse nach DSFinV-K-Standard auf Knopfdruck – einschließlich Plausibilitätsprüfungen, Inhaus-/Außerhaus-Buchungen und Umsatzsteuerprüfung.
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen: Erkennung von Mehrfachbuchungen, Lücken in Rechnungsnummern, fehlenden oder falschen USt-IDs.
• Vollständigkeit: Abgleich von Buchungs- und Belegdatum, Prüfung auf fehlende Belege.

Der entscheidende Unterschied zu manuellen Prüfungen: Diese Analysen laufen während der laufenden Buchführung, nicht erst am Jahresende. Fehlerhafte Buchungen können korrigiert werden, bevor sie in die USt-Voranmeldung einfließen.

Betriebsprüfung: Warum Datenanalyse zur Pflicht wird

Das DAC7-Umsetzungsgesetz (verkündet am 28.12.2022, wesentliche Teile in Kraft seit 01.01.2025) hat die Rahmenbedingungen für Außenprüfungen grundlegend verändert. Drei Änderungen sind für Kanzleien besonders relevant:

1. Maschinell auswertbare Formate: Das Finanzamt kann verlangen, dass Daten nach Vorgaben der Finanzverwaltung in einem maschinell auswertbaren Format übertragen werden. Das BMF darf per Rechtsverordnung digitale Schnittstellen und Datensatzbeschreibungen festlegen (§ 147b AO). Wer diese Vorgaben nicht einhält, riskiert Hinzuschätzungen.
2. Verschärfte Mitwirkungspflichten: Aufzeichnungen sind innerhalb von 30 Tagen nach Anforderung vorzulegen. Bei Nichtbefolgen droht ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen mit Sanktionen (§ 200a AO).
3. Begrenzung der Ablaufhemmung: Die Verjährungshemmung bei Betriebsprüfungen endet künftig spätestens fünf Jahre nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung. Das erhöht den Zeitdruck auf beide Seiten – und macht eine saubere Datenbasis umso wichtiger.

Die Konsequenz: Kanzleien, die ihre Mandantenbuchführung regelmäßig mit digitalen Datenanalysen prüfen, dokumentieren damit die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung proaktiv. Im Prüfungsfall verkürzt das den Aufwand und reduziert das Risiko von Beanstandungen.

Was die Neuregelungen konkret für die Kanzleiorganisation bedeuten – von der fünfjährigen Ablaufhemmung bis zum qualifizierten Mitwirkungsverlangen –, hat BBP in einer Praxisübersicht zur Modernisierung der Außenprüfung zusammengefasst. Zur neuen Berichtigungspflicht nach § 153 Abs. 4 AO, die Mandanten nach einer Betriebsprüfung zur Nachforschung in anderen Erklärungen verpflichtet, s. ausführlich PFB.

Drei Schritte für die Kanzlei – sofort umsetzbar

• DATEV Datenprüfung aktivieren und Mandanten mit hohem Prüfungsrisiko priorisieren (kassenintensive Branchen, Online-Handel, Gastronomie). Erfahrungsgemäß liegt der Sweet Spot beim Einstieg bei 5–10 Mandanten aus einer Branche. So lässt sich der Workflow standardisieren, ohne die Kanzlei zu überfordern.
• E-Rechnungsfähigkeit der Mandanten systematisch prüfen: Empfangsinfrastruktur, Validierung, GoBD-konforme Archivierung.
• DATEV Info-Veranstaltung besuchen: „Digitale Datenanalysen inkl. KI-Unterstützung" (kostenfrei, regelmäßige Termine über datev.de).

Perspektive 2: Enterprise-Welt – Hintergrundwissen für die Mandantenberatung

Mandanten mit Konzernstruktur, internationalen Lieferketten oder einem Jahresumsatz im zweistelligen Millionenbereich bewegen sich in einer anderen Tool-Landschaft. Steuerberater, die diese Mandanten betreuen, sollten die gängigen Plattformen einordnen können – nicht um sie selbst zu bedienen, sondern um in der Beratung die richtigen Fragen zu stellen.

SAP Tax Compliance

SAP Tax Compliance ist ein Modul innerhalb von SAP S/4HANA, das steuerrelevante Transaktionen kontinuierlich überwacht. Steuerabteilungen definieren Prüfregeln über eine konfigurierbare Regel-Engine. Das System nutzt Machine Learning, um Prüfregeln zu verfeinern und Hochrisiko-Transaktionen aus historischen Daten vorherzusagen. Dashboards (SAP Analytics Cloud) visualisieren Steuerrisiken in Echtzeit.

Relevanz für die Beratung: Wenn Mandanten SAP S/4HANA nutzen, lohnt die Frage, ob SAP Tax Compliance bereits aktiviert ist. Viele Unternehmen nutzen nur die Buchhaltungsfunktionen, nicht die Tax-Compliance-Module.

Nach unserer Einschätzung liegt das weniger an fehlendem Interesse als an der Lizenzstruktur: SAP Tax Compliance erfordert zusätzliche Lizenzen, und die Einführung bindet interne Ressourcen, die in vielen Steuerabteilungen ohnehin knapp sind.

Tax-Engines: Vertex und Sovos

Vertex und Sovos sind spezialisierte Anbieter für automatisierte Steuerermittlung. Sie berechnen Umsatzsteuer, Sales Tax und GST in Echtzeit innerhalb von ERP-Transaktionen und unterstützen E-Invoicing-Anforderungen in über 50 Ländern. Beide integrieren sich in SAP (auch über BTP) und andere ERP-Systeme.

Relevanz für die Beratung: Bei Mandanten mit grenzüberschreitenden Transaktionen prüfen, ob eine Tax-Engine im Einsatz ist. Häufiges Problem: Steuerermittlung läuft über veraltete SAP-Steuerfindung mit manuellen Regel-Updates statt über eine spezialisierte Engine.

KPMG Clara AI – richtig einordnen

KPMG Clara ist die interne Smart-Audit-Plattform von KPMG. Sie steht ausschließlich KPMG-Wirtschaftsprüfern zur Verfügung und analysiert im Rahmen von Abschlussprüfungen komplette Datensätze statt Stichproben. Seit April 2025 integriert KPMG KI-Agenten in Clara, die Aufwandsprüfungen automatisieren und Rückstellungen analysieren.

Relevanz für die Beratung: Clara ist kein Produkt, das Mandanten kaufen oder implementieren können. Wenn ein Mandant von KPMG geprüft wird, kann das Prüfungsteam Clara einsetzen – aber die Initiative liegt bei KPMG, nicht beim Mandanten. Dass Clara in der Fachpresse dennoch regelmäßig als ‚Tool für Steuerberater' auftaucht, zeigt, wie erfolgreich KPMGs Marketing-Narrativ funktioniert. Für die Kanzleipraxis ist die Plattform schlicht irrelevant.

Internationaler Kontext: Echtzeit-Meldepflichten in Europa

Der Trend zu Continuous Transaction Controls (CTC) ist kein deutsches Phänomen. Mehrere EU-Staaten verlangen bereits die Echtzeitübermittlung steuerrelevanter Daten an Finanzbehörden:

• Spanien: Das SII-System (Suministro Inmediato de Información) verpflichtet Unternehmen mit über 6 Mio. Euro Jahresumsatz seit 2017, Rechnungsdaten innerhalb von vier Kalendertagen im XML-Format an die Steuerbehörde AEAT zu übermitteln. Ab 2027 müssen auch kleinere Unternehmen über das neue Verifactu-System melden.
• Italien: Das SDI-System (Sistema di Interscambio) verarbeitet seit 2019 alle B2B- und B2C-Rechnungen zentral über eine staatliche Plattform.
• Frankreich: Die E-Invoicing-Pflicht wird stufenweise eingeführt, mit verpflichtendem Empfang ab September 2026.
• Polen: Das KSeF-System (Krajowy System e-Faktur) gilt seit 01.02.2026 für Großunternehmen und seit 01.04.2026 für alle übrigen Unternehmen in Polen als verpflichtend. Siehe auch https://www.iww.de/pistb/schwerpunktthema/polen-die-e-rechnungs-revolution-in-polen-f173041

Deutschland plant im Rahmen der EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) ebenfalls ein elektronisches Meldesystem für nationale B2B-Umsätze. Die E-Rechnungspflicht ist die vorbereitende Maßnahme dafür.

Für Mandanten mit Auslandsbezügen sind diese Entwicklungen schon heute beratungsrelevant. Die Frage „In welchen Ländern hat der Mandant USt-Pflichten und welche Echtzeit-Meldepflichten gelten dort?" wird zum Standardbestandteil der internationalen Steuerberatung.

Gemeinsame Herausforderungen

Datenqualität

Jede Echtzeitanalyse steht und fällt mit der Qualität der Eingangsdaten. Inkonsistente Stammdaten, fehlende USt-IDs oder falsche Kontenzuordnungen führen zu Fehlalarmen und untergraben das Vertrauen in automatisierte Prüfergebnisse. In der Kanzleipraxis heißt das: Mandanten müssen ihre Stammdatenpflege verbessern – das ist Beratungsarbeit, keine reine IT-Aufgabe.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Mandant hatte 23 verschiedene Schreibweisen für denselben Lieferanten im System – von ‚Müller GmbH' über ‚Mueller GmbH & Co. KG' bis ‚Fa. Müller'. Jede Anomalieerkennung meldete Dutzende Falschauffälligkeiten, bis die Stammdaten bereinigt waren.

Integration

Im DACH-Raum dominiert DATEV als Kanzlei-Ökosystem. Der DATEV-Marktplatz bietet Schnittstellen zu Drittanbietern und ermöglicht die Anbindung von Mandantensystemen. Für Unternehmen mit SAP-Landschaft bietet die Business Technology Platform (BTP) vergleichbare Integrationspfade. Entscheidend ist in beiden Fällen: Die Analysetools müssen in bestehende Workflows eingebettet sein, sonst bleiben die Ergebnisse ungenutzt.

Datenschutz

Steuerliche Daten gehören zu den sensibelsten Unternehmensinformationen. DATEV verarbeitet Daten in deutschen Rechenzentren. Bei Cloud-basierten internationalen Plattformen (Vertex, Sovos, SAP BTP) ist die Frage nach dem Verarbeitungsort, den Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) und der DSGVO-Konformität obligatorisch – insbesondere wenn Mandantendaten betroffen sind.

Hinweis: Dieser Beitrag enthält keine konkreten Mandantenfälle. Produktinformationen basieren auf öffentlich verfügbaren Herstellerangaben (Stand: März 2026). Rechtliche Änderungen nach Redaktionsschluss sind möglich.

Quellenverzeichnis

• BMF: FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 1. Januar 2025 – bundesfinanzministerium.de
• BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025: Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG
• DAC7-Umsetzungsgesetz vom 20.12.2022 (BGBl. I S. 2730): Modernisierung des Steuerverfahrensrechts
• DATEV: „Digitale Datenanalyse mit KI-Unterstützung" – datev.de/steuerberatung/loesungen
• KPMG Deutschland: „KPMG integriert KI-Agenten in globale Audit-Plattform Clara AI", April 2025 – kpmg.com/de
• LeverX: „SAP Tax Compliance" – leverx.com/solutions/sap-tax-compliance
• Sovos: „SII Spain" – sovos.com/vat/tax-rules/sii-spain
• IHK Frankfurt: „E-Rechnungspflicht ab 2025" – frankfurt-main.ihk.de
• Marosa VAT: „Verifactu and SII", Dezember 2025 – marosavat.com